Cabinet Follet-Boutin

Expertise comptable & commissariat aux comptes

La déclaration sociale nominative : une nouvelle obligation pour les employeurs


La déclaration sociale nominative (DSN) a vocation à se substituer progressivement à la quasi-totalité des déclarations sociales périodiques effectuées par les employeurs.
Le dispositif DSN repose sur le principe d’une transmission unique, mensuelle et dématérialisée de données sociales issues de la paie, et de signalement d’événements.
Deux types de déclarations sont opérés dans ce cadre :
• la déclaration sociale nominative mensuelle, pour chaque établissement, et chaque salarié, qui permet notamment le calcul des charges sociales,
• et la déclaration des évènements concernant les salariés survenus au cours du mois considéré (maladie ou rupture du contrat de travail), qui permet de générer les droits afférents pour le salarié.

Employeurs concernés

La DSN sera obligatoire à compter du 1er janvier 2016 (il est possible d’opter volontairement pour la DSN avant cette date) pour tous les employeurs de droit privé de personnel salarié et assimilé établis en métropole et dans les départements d’outre-mer, quel que soit leur effectif. Les particuliers employeurs sont en revanche exclus de cette obligation.
Par ailleurs, le législateur a programmé une étape intermédiaire de déploiement de la DSN pour certains employeurs dès le mois de mai 2015 (sur les paies effectuées à compter du 1er avril 2015). Sont concernés les employeurs ayant versé un certain montant de cotisations en 2013.
Certaines catégories de salariés ou d’entreprises (intermittents du spectacle, entreprises de travail temporaire…) ne seront pleinement concernés qu’ultérieurement compte tenu de leurs spécificités.

Substitution de la DSN à la plupart des déclarations sociales

Le calendrier de déploiement de la DSN est opéré en 3 phases. Depuis le mois d’avril 2013, les employeurs volontaires peuvent transmettre une DSN en remplacement de l’attestation employeur pour Pôle
emploi, la déclaration des mouvements de main d’œuvre, l’attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières maladie et maternité, ainsi que des formulaires de radiation aux contrats groupes complémentaires, ou concernant la portabilité des droits à prévoyance.
Depuis le 1er octobre 2014, sur la base du volontariat, et à partir de mai 2015 de manière obligatoire pour les employeurs concernés par la phase de déploiement intermédiaire, la DSN remplacera la déclaration unifiée des cotisations sociales Urssaf, les bordereaux récapitulatifs des cotisations et le tableau récapitulatif. Les employeurs de travail temporaire pourront transmettre la DSN en lieu et place du relevé mensuel de mission.
A compter de janvier 2016, la DSN sera étendue à de nouvelles déclarations, qu’elle remplacera (DUCS retraite et prévoyance, déclarations MSA, déclarations congés intempéries, CCVRP). Le remplacement définitif de la DADS-U ne sera effectif qu’en 2017.

Sanctions

Le non-respect de l’obligation de déclaration en format DSN, l’inexactitude du montant des déclarations, et l’omission de salariés font l’objet de sanctions. Une pénalité de 7,5 € est due par salarié à chaque déclaration (8 € dans le secteur agricole). La pénalité est plafonnée à 10 000 € par mois pour les entreprises d’au moins 2 000 salariés et à 750 € par mois pour les entreprises de moins de 2 000 salariés.

La mise en œuvre de la DSN nécessite une refonte totale de l’organisation du traitement des données sociales dans l’entreprise, et une évolution des systèmes de traitement des bulletins de salaire et des charges sociales. Elle impose dans de nombreux cas d’anticiper les échéances réglementaires afin d’en maitriser au plus tôt l’usage technique, mais aussi de mesurer les enjeux organisationnels qu’elle induit. Votre expert-comptable peut vous accompagner.


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